Warum archivieren

Warum wird eine E-Mail Archivierung benötigt?

Der Einsatz von E-Mail-Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche rechtliche, technische und wirtschaftliche Vorteile.
   

Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen

Rechtssicherheit

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar zehn Jahre aufbewahrt werden. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.

Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
 

Die E-Mail als Beweis nutzen

Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die E-Mail durchaus als Beweis gewürdigt werden. Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller E-Mails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition.
 

Steigerung der Produktivität

Zugriff auf archivierte E-MailsBis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource «E-Mail» für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen. Die Anwender können weiterhin und schneller als jemals zuvor aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung (z.B. Microsoft Outlook) heraus auf die archivierten E-Mails zugreifen.


Schutz vor Datenverlusten

Schutz vor Datenverlusten

Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes E-Mail-Postfach. Eine E-Mail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle E-Mails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können.
 

E-Mail-Server dauerhaft entlasten

E-Mail-Server wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende E-Mail-Volumen zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll zu bewältigen. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und notwendige Erweiterungen der Hard- und Software.

Zur deutlichen Entlastung des E-Mail-Servers kann MailStore Server E-Mails regelbasiert (z.B. alle E-Mails älter als 12 Monate) nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern löschen. Diese E-Mails stehen den Anwendern weiterhin über eine Microsoft Outlook-Integration, einen Internet-Browser oder über mobile Endgeräte (MailStore verfügt über einen integrierten IMAP-Server) zur Verfügung.

Erfahren Sie mehr über die unterstützen Archivierungsmethoden »
 

Backups von E-Mail-Servern vereinfachen

Backups vereinfachen

Datensicherungen von E-Mail-Servern sind bei grossen Datenvolumen mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Oft reicht das zur Verfügung stehende Zeitfenster für die vollständige Sicherung des E-Mail-Servers nicht mehr aus. Durch das Löschen von historischen E-Mails nach der Archivierung in den Postfächern reduzieren Sie die zu sichernde Datenmenge drastisch.
 

Recovery von E-Mails im Schadensfall vereinfachen

Benötigt ein Anwender Zugriff auf gelöschte oder anderweitig verloren gegangene E-Mails, so müssen diese durch die IT-Abteilung aufwändig aus der Datensicherung wiederhergestellt werden. Durch den Einsatz von MailStore Server entfällt dieser Prozess völlig, da Anwender selbst auf das Archiv zugreifen und E-Mails mit nur einem Mausklick wiederherstellen können.


Dezentrale E-Mails und PST-Dateien sichern

E-Mails, die sich über unsichere PST-Dateien, E-Mail-Clients oder externe Postfächer (IMAP, POP3, Hosted Exchange) verteilen, können mit MailStore Server in ein zentrales Archiv überführt werden. Auf diese Weise können diese Daten zentral gesichert und durchsucht werden.